聚集档案需求 找准堵点难点 推动档案利用服务质效提升调查研究

　　为贯彻落实习近平总书记关于档案工作的重要指示精神，推动“十四五”时期档案事业高质量发展，近期，无锡市档案史志馆开展以“档案利用服务质效”为主题的调查研究。调研人员深入接收保管、开发利用等工作以及部分档案馆和基层档案史志部门，通过征求意见、座谈交流、现场查看等形式广泛调研了解，旨在找准现实差距，直击问题根源，切实激活主动服务意识，着力提升档案利用服务质效。

　　一、市档案史志馆档案利用总体状况分析

　　2023年，无锡市档案史志馆查档大厅接待社会各界利用者共计4432人次，查阅档案资料15340卷（件），提供复制18310页，刻录光盘99张，充分发挥了档案服务社会的独特价值和作用。其中，异地远程查档255人次，比去年同比增长27.5%；电话咨询3248人次，比去年同比增长31.8%；2023年新开通灵锡平台查档，接待337人次，另有直接在机关档案中心查询的上千人次。

　　从档案利用目的类别来看，档案利用目的主要分为民生档案查询、工作参考、编史修志、学术研究、政策查考、诉讼纠纷和其他七大类。2023年，民生档案查询共有3615人次，占档案利用总人次的81.6%；工作参考383人次，占档案利用总人次的8.6%；编史修志63人次，占档案利用总人次的1.4%；学术研究84人次，占档案利用总人次的1.9%；政策查考44人次，占档案利用总人次的1.0%；诉讼纠纷75人次，占档案利用总人次的1.7%；其他168人次，占档案利用总人次的3.8%。如图。

　　二、档案利用服务取得的经验与成绩

　　市档案史志馆认真履行为党管档、为国守史、为民服务的职责使命，围绕中心任务、人民群众需求，做好两个服务，脚踏实地，贡献档案力量。

　　（一）服务群众，体现惠民优势

　　1.强化服务理念。市馆牢固树立为民服务的群众理念，全面细化便民服务细则，完善档案服务流程，不断提高公共服务标准化、系统化、规范化水平。“保持热情，主动服务”已经成为市档案史志馆接待查档工作人员的常态。接待人员在接待档案利用者时总是面带微笑，在档案查询过程中，耐心细致，态度热情，程序规范；即使利用者查找的档案在馆藏范围以外，接待人员也会主动提供相关查档线索和联系电话，为人民群众提供人性化、专业化的优质查档服务。

　　2.改善服务环境。查阅利用大厅配备电脑显示双屏、自主查阅电脑，为群众提供饮水机和方便查阅的老花眼镜等；展示了利用频率较高的各种书籍、年鉴及政务公开档案目录、馆藏档案目录、报纸杂志等，利用者可自行查阅相关资料，优化了群众查档体验。调研过程中发现暑假期间全国各地师生进行学术研究的自主查阅需求增多，自主查阅电脑数量不够，市档案史志馆立即组织安排，将自主查阅电脑由原来的4台增加至8台，扎实做好档案利用服务保障。

　　3.优化服务方式。先后推出灵锡预约查档、档案材料邮寄等便民服务措施，不断开发拓展异地远程查档、电话查档、网络查档等档案利用服务。目前通过“江苏省民生档案便民服务平台”，已经实现江苏省内民生档案异地查档、异地出证等功能，满足了人民群众的即时查档需求。

　　（二）服务中心，凸显基础功能

　　1.为社会提供档案利用优质服务。2023年接待市委办、市政府办、市人大、市委组织部、市信访办、市发改委、市人社局、梁溪公安分局、锡山区司法局、惠山区教育局、新吴区退役军人事务局、滨湖区人民法院、宜兴市信访局、江阴市税务局、江南大学、国专研究会、无锡日报报业集团等300多家单位，提供利用档案资料3228页，照片档案120张、刻录光盘84张，为各单位工作参考、编史修志、举办重大活动展览、建设特色文化展厅、提供了大量翔实可靠的史实资料，为提升文化价值、推动文化繁荣作出贡献。

　　2.协助规范干部档案工作取得成效。近年来，机关、企事业单位通过查阅档案落实干部职工任免职时间、工资增资情况、工龄长短、福利待遇、表彰奖励等内容逐年增加。2023年全年，各单位调阅564件文书档案和死亡干部人事档案，查阅利用干部人事任免、薪资调整、个人职称核查等各类信息，为推动干部人事档案工作制度化、规范化、科学化提供可靠依据，为全面从严治党、建设高素质干部队伍发挥了重要支撑作用。

　　（三）资政育人，彰显文化自信

　　1.举办档案特色展览。市档案史志馆依托丰富的馆藏资料，建立属于本馆特色的大型综合展览，如“百年金招牌 铸魂新时代——国际档案日暨王源吉非遗文化展”，利用档案申报中华老字号，出版史料志书。建立革命历史专题档案，深入挖掘馆藏红色档案资料，牵头开展“信仰的力量——雨花英烈生平事迹展”“走向胜利——庆祝无锡解放75周年图片展”“一切为了人民——新四军历史展”等系列活动，通过回望历史，教育社会群众珍惜当下，市委领导班子等各界近1600个党组织，近17万人次参观。

　　2.搭建社会教育平台。无锡市档案史志馆为国家一级综合档案馆，被评为江苏省社科普及示范基地、无锡市爱国主义教育基地，是多所高校和中小学校的教育实践基地。融入太湖广场地区党建联盟、大运河沿线共建单位，扩大社会影响。举办“档案文化行 筑梦现代化”暑期研学等系列活动，为全市人民群众提供参观讲解服务，通过鲜活的历史照片、真实的革命物件、新时代的建设影像，引导他们进一步坚定理想信念，增强文化自信，激励他们永葆干事创业的奋斗热情。

　　三、档案利用的特点及存在问题

　　（一）民生档案占据主导，档案种类较单一

　　从利用目的看，以查阅工龄、婚姻、学籍、出生证明为主的民生档案占据了档案利用服务的主体地位，为人民群众在个人退休、职称评定、产权确认等方面提供了可靠的凭证依据。同时，民生档案利用需求逐渐扩大，像社保缴费、独生子女凭证、表彰荣誉及涉及财产纠纷的死亡干部档案的利用率也明显增多，且不仅局限于满足“查得到”，还要“查得全”。市档案史志馆现有涉及婚姻、学籍、出生证明、土地确权、工作凭证、企业登记等类民生档案馆藏占比太低，已无法满足人民群众日益增长的利用需求。

　　（二）线上查档再创新高，服务方式待提升

　　从近两年数据来看，线上查档逐年上升，人民群众通过网络、电话咨询等方式远程查阅本人相关档案的需求不断增加（具体情况见下图），市档案史志馆虽提供跨馆服务，但相关服务主要依托长三角民生档案查档平台、灵锡平台、电话咨询等方式，但限于档案开放审核等要求，无法在民生档案需求方面提供更加便捷的服务，需要更加多元化的跨区域平台来充分发挥其作用。

　　（三）利用需求持续拓展，馆藏结构不合理

　　随着时代的发展，人民群众档案利用意识和对档案信息的利用需求不断增加，编史修志、单位举行重大活动、举办展览等与档案文化相关的工作查考类的利用需求也得到扩展，市档案史志馆现有馆藏结构单一，难以满足群众多元化的利用需求。查档窗口在接待过程中遇到的要查找工龄、工种、工作经历、房产等信息而查不到的情况主要是因为馆藏里没有原始档案，有些单位档案还未应收尽收。市档案史志馆馆藏档案共计589个全宗1074201卷，744956件，馆藏资源中绝大多数为同级党政机关、人民团体和企事业单位所形成的文书档案，占到馆藏总量的68.9%，科技、出生、婚姻等专题档案占馆藏总量的11.2%，照片档案和实物档案仅为馆藏总量的0.8%，馆藏档案资源结构不合理。

　　四、提升档案利用服务质效的对策建议

　　随着数字化、网络化的快速发展，人民群众对档案利用工作提出新需求、新期盼。这就要求我们必须从人民群众现实需求出发，进一步拓展档案利用服务领域，创新利用手段，不断增强人民群众在档案领域的获得感、满意度。

　　（一）坚持需求导向，厚植档案“家底”

　　要坚持人民至上的宗旨理念，建设好覆盖人民群众的档案资源体系，为更好地做好档案利用服务工作打牢基础。第一，坚持民生优先的价值导向。随着人民群众生活水平的提高和维权意识的不断增强，加之人口流动性的日益加大和经济活动的日益频繁，人民群众对民生档案的需求大幅增加。这就需要档案部门转变服务理念，从“档案馆有什么，就提供什么”到“群众需要什么，我们就有什么”。在档案进馆工作中，要努力寻求突破，调整进馆单位名单，扩大社会覆盖面，除了机关档案，将目光投向涉及民生的档案领域，与人民群众生产生活息息相关的土地确权、婚姻登记、出生证明、学籍、入伍退伍、就业服务、退休养老等事项形成的文件资料要优先纳入归档范围，充实优化馆藏档案资源。第二，坚持服务社会的价值导向。积极开展重大战略及太湖博览会等专题档案征集工作，统筹重大建设项目、重大活动、重特大事件、重要人物等相关档案征集工作，把脱贫攻坚、科技发展、人居环境治理等工作中形成的文件资料重点收集，让档案“应归尽归、应收尽收”有效落实。第三，坚持资政育人的价值导向。将反映本地区本部门各历史时期的特色档案、重大活动照片档案、声像档案、本地名人及各类实物档案作为档案资源体系建设的补充和延伸，拓展档案资源收集范围，使档案资源覆盖面更加广泛、内容更加丰富、形式更加多样、结构更加优化。

　　（二）强化数字赋能，打通信息“堵点”

　　根据《“十四五”全国档案事业发展规划》要求，继续推进档案信息资源共享平台建设。第一，不断加强跨馆合作。市档案史志馆已实现长三角地区民生档案的异地共享、跨馆查询；除此之外，还先后与山东省青岛市、济宁市、四川省泸州市、眉山市等14个地级市综合档案馆签订战略合作协议；下一步，将继续深化与省外综合档案馆跨馆利用服务，探索更多层面的档案利用模式和实现路径，打通数据壁垒，为社会公众搭建一个方便、快捷、高效的档案利用服务通道。第二，逐步推进“市区联动”。将无锡市档案史志馆与所属各区档案馆开放档案接入档案共享查询利用平台，建立无锡市开放档案查询利用体系，实现馆际开放档案信息共享，打通信息联通渠道，让档案“活起来”“跑起来”，更好地服务民生。第三，深化网络利用服务。网络利用已经成为档案利用的前沿方向和发展趋势，要认真贯彻“档案+互联网”服务理念，借助AI等技术优势，继续优化完善“灵锡平台”档案服务功能，通过网站定期公布开放档案目录、解答利用者咨询，做到“数据跑、就近跑、不用跑”。

　　（三）规范开放审核，提升服务“广度”

　　规范有序做好档案开放工作，对于更好地发挥档案馆公共服务能力来说十分重要，开放审核也是关乎利用程序是否便利、利用内容是否丰富的关键。第一，健全档案开放审核体制机制。2023年以来，无锡市档案史志馆在省档案馆的指导下，认真落实“十四五”发展规划，加速推进档案开放审核工作，制定《无锡市档案馆馆藏档案开放审核实施细则》，引入智能语义工程技术，创造性利用“智能软件初审+人工二审+专业人员复核+审核领导小组复审”的审核方式，完成馆藏191个全宗近295万件档案开放审核，并将符合开放条件的101.8万件档案向社会开放。下一步，市档案史志馆将继续总结经验，合理规划，计划在今后两年内完成所有馆藏文书档案的开放审核，推动档案开放审核工作适应时代需求、技术发展与群众期盼。第二，以人民为中心开放档案。摸清人民群众利用缺口较大的档案类型，是做好此项工作的首要任务。详细评估档案的利用频率、利用群众及敏感程度等，在保证档案信息安全的前提下，尽量加大档案开放力度，合理安排审核时间次序，与人民群众生活工作息息相关的民生档案优先进行开放审核，促进档案开放趋向规范化、常态化。第三，聚焦文化价值开放档案。档案作为重要信息资源和独特历史文化遗产，价值日益凸显，加之人民生活水平的显著提高，对档案信息、档案文化的需求日益增长，必须加快开放具有历史文化价值、公共教育意义的档案资源，为人民群众提供深层次多途径和更广泛的档案利用资源。

　　（四）夯实人才基础，提高档案利用工作人员整体素质

　　档案利用工作是一项政策性、原则性、专业性较强的工作，需要高素质档案利用人才保障。作为档案利用一线工作人员，我们应不断提高政策理论水平和业务能力，既要主动学习运用先进技术辅助档案利用工作，提高应用水平；也要增强自身处理复杂问题的能力，比如准确把握利用者需求、快速精准检索，以及有效化解矛盾、沟通疏导的能力等。我们要站在落实“四个好”“两个服务”的高度，重视档案利用人才队伍的培养和建设，通过业务培训，横向、纵向交流等方式，激发人才活力，提升工作效能，培养高素质的档案利用人才队伍。

　　回顾过去，我们力求在档案利用工作现状中发现问题，力求在问题中需求解决之策。展望未来，我们力求提升档案服务质效的“内核”，努力把档案史志文化的软实力转化为高质量发展的硬支撑，为全面推进中国式现代化无锡新实践贡献档案史志力量。